Comparateur d’inbox-composteurs pour charge mentale professionnelle

Tu connais les composteurs ? 

Mais si ! 

Le truc au fond de ton jardin ou en bas de ton immeuble (si ta ville applique enfin l’obligation de compostage¹).

Et bien, tu peux faire la même chose pour être plus efficace au boulot et réduire cette satanée charge mentale professionnelle.

Sans plus tarder, on va parler de l’approche “In Box » et de compost…

Comment réduire la charge mentale au travail avec ton composteur « In-box »?

Je voulais te partager cette méthode « in-box », car je l’utilise au quotidien depuis 3 ans, pour réduire ma charge mentale professionnelle ET canaliser ma créativité.

(C’est bien pratique aussi pour la vie perso) 

Je pourrais te faire un article long et chiant, comme ça pullule sur le web à ce sujet…  Mais ma tasse de thé, c’est plutôt le bon sens rural. Donc on va faire simple. L’approche “In box”, voit ça comme ton compost. 

Le “IN BOX” est un outil d’organisation pour optimiser ta concentration et rester focus sur tes tâches principales.

Cette technique consiste à utiliser un support, pour capturer rapidement toutes les pensées, idées, tâches, ou informations qui nous traversent l’esprit, et qui ne sont pas en rapport avec notre tâche importante du moment. 

Exemples:

• Une idée pour un autre projet
• Une tâche sur un autre dossier que tu es en train de traiter
• Un truc à acheter samedi prochain
• Répondre à ce mail dans ta satanée boite mail
• Une idée pour toi ou un ami
• La déclaration d’impôt à remplir avant le couperet de la date limite
• Bref, tout ce qui peut te dévier de ta tâche prioritaire sur laquelle tu travailles.

C’est donc un excellent remède au multitasking et aux distractions en tout genre. 

C’est comme tes légumes, tu gardes l’essentiel et tu balances le reste au compost. 

L’objectif est de libérer ton esprit, des distractions potentielles (internes et externes), afin de pouvoir te concentrer pleinement sur ta tâche à accomplir (sans craindre d’oublier quelque chose d’important). Comme pour le compost, le « In Box » permet de transformer le flot incessant de nos déchets organiques (pensées et distractions), en une ressource organisée et productive. 

Idéal également pour les gens qui débordent de créativité. Tu mets tes idées dans ton in-box, en restant focus sur ton Pareto, et tu laisses maturer pour plus tard… Si tu t’occupes bien de ton in-box, ça fera comme le compost, un bon engrais le moment voulu sans t’être dispersé avant.  

Enfin, ln-box c’est aussi un bon outil de mesure. Si tu vois qu’il se rempli trop vite, tu as du R.O.T.O.F.I.L à faire dans ton quotidien professionnel (du gros ménage). C’est mieux pour réduire ton stress, éviter les burn-out, la confusion et d’autres trucs comme ça pas cool pour ton jardin professionnel.

Montage et mise en place de ton composteur « In-box »

Sur le papier, la mise en œuvre de cette technique SEMBLE simple, mais nécessite des précautions:  

Précaution 1: choisir le bon outil 

Ici faisons un rapide comparatif, comme lorsque tu veux faire un composteur. 

Personnellement, je te conseille l’outil qui est rapidement et facilement accessible à tout moment et qui te correspond. Certains vont préférer le papier (comme Columbo et son carnet), d’autres la modernité (une appli). Si tu optes pour le numérique, prends soin de bien bloquer les distractions sur tes écrans. Pour sa part, le papier a l’avantage d’éviter les distractions mais l’inconvénient d’allonger le temps de traitement des infos quand tu fais ton tri (on en parle plus bas).

Papier	Application
Pour les amoureux du papier. Simple et pratique. Mais rend plus difficile la phase de tri (que nous verrons plus bas).  Attention: ne laisse pas le carnet quand ton pantalon va à la machine.	Applications: si tu aimes la technologie, mais attention aux distractions autour de ton application. Et prévoir une synchronisation téléphone / pc. Attention: prévoir une bonne application. Tu peux aller voir dans le panier du potager.

Perso j’utilise l’option de l’application, mais je suis un moine de la concentration, donc 98% des distractions sont bloquées sur mon téléphone. Je connais d’autres personnes qui utilisent le papier ou des applications différentes… On ne va pas rentrer dans les détails ici, je ne veux pas lancer un débat du genre Opinel vs Laguiole. Teste et prends ce que tu préfères.  

Précaution 2: Une habitude à prendre

Dès qu’une pensée ou une tâche non liée à l’activité en cours vous vient à l’esprit, notez-la immédiatement dans votre « In-Box » au lieu de laisser votre esprit s’en préoccuper.  Et oui, c’est plus facile à dire qu’à faire…

Il y aura bien entendu quelques exceptions (ex : un appel de l’école…) mais tu vas voir que dans 95% des cas, c’est largement faisable. Mais il se peut qu’une partie de toi résiste, car ça va toucher à des schémas inconscients et titiller ton FOMO (peur de manquer quelque chose). Donc vas-y pas à pas.

Précaution 3: Entretenir votre compsot-inbox

Il est essentiel de réviser régulièrement le contenu de ton « In Box », de préférence une fois par jour ou une fois par semaine. C’est comme un compost, ça s’entretien.

Ce processus de révision implique de décider de l’action à entreprendre pour chaque élément que tu as noté :

• le transformer en une tâche spécifique
• le délégué
• l’archiver ou le classer
• ou simplement le supprimer s’il n’est plus pertinent (tu verras que tu auras mis des choses qui te semblaient importantes sur le moment, mais qui ne le sont plus un peu plus tard, comme les urgences des autres, les trucs qui se sont résolus tout seul, les fausses bonnes idées…). 

Le mot de la fin: 

L’utilisation de la méthode « In Box » peut significativement améliorer ta concentration et ton organisation. Selon moi, c’est le compost de ton jardin de ta productivité et créativité professionnelle. Idéal pour diminuer la charge mentale professionnelle. 

Si on creuse un peu plus c’est une pierre supplémentaire pour:

• réduire le stress et l’anxiété
• améliorer ton organisation en déchargeant tes outils et méthodes de gestion
• cultiver ta qualité de vie au travail
• te détendre et par ricochet ceux avec qui tu bosses.

Bref, idéal pour cultiver ton bien-être en entreprise, ta QVT et réduire tes RPQS. Oui d’abord toi! Après si ton entreprise est un minimum intelligente, elle pourra favoriser cet outil. Mais en attendant, tu es le chef de ta soupe !

Et si tu veux en savoir plus sur cet outil, ainsi que comment le faire travailler en permaculture avec d’autres pour être plus productif, serein et organisé au travail, je te laisse rejoindre la lettre R.O.T.O.F.I.L.

À très vite pour un autre article.

Fabien